Politica de confidențialitate

Operator de date

Topocom SRL, CUI RO2242027, J1992000324093, sediu social Str. Radu S. Campiniu nr. 1, 810003 Brăila, jud. Brăila. Contact DPO: dpo@xcf.ro.

Datele colectate

• Nume și prenume — pentru întocmirea cererii la ANCPI și emiterea documentului fiscal.
• Email — pentru livrarea documentului și a notificărilor de status.
• Telefon — pentru contact în caz de probleme cu cererea.
• Date de facturare (adresă, localitate, județ; pentru firme: denumire, CUI, nr. Registrul Comerțului) — pentru emiterea facturii.
• Date despre imobil (nr. carte funciară, județ, localitate, adresă opțională) — pentru obținerea extrasului.
• Date tehnice (IP, user-agent, cookies tehnice) — pentru securitate și prevenirea fraudei.
• Date de plată — procesate exclusiv de Stripe, nu sunt stocate de noi.
• Cont „Comenzile mele" (opțional) — adresa de e-mail confirmată prin link, data creării și a ultimei intrări. Nu folosim parole.

Scopurile prelucrării și temeiul legal

• Executarea contractului (art. 6(1)(b) GDPR): procesarea cererii și livrarea documentului.
• Obligație legală (art. 6(1)(c)): emitere documente fiscale, raportare RO e-Factura, păstrare evidențe contabile.
• Interes legitim (art. 6(1)(f)): prevenirea fraudei (Cloudflare Turnstile, rate limiting).

Destinatari

Datele sunt transmise exclusiv către: ANCPI (pentru emiterea extrasului), Stripe (pentru procesarea plății), SmartBill (programul de facturare) și ANAF (prin sistemul RO e-Factura, pentru factură), Cloudflare (protecție anti-bot și DDoS), furnizorul de email (livrare). Nu vindem și nu partajăm date pentru marketing.

Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori ne prelucrează datele în Statele Unite ale Americii: Cloudflare, Inc. (securitatea și livrarea site-ului, verificarea anti-bot) și Resend (trimiterea e-mailurilor, inclusiv a extrasului). Transferurile se bazează pe decizia de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE-SUA pentru protecția datelor (Data Privacy Framework), la care ambii furnizori sunt certificați, și, suplimentar, pe clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, incluse în acordurile de prelucrare. Poți cere o copie a garanțiilor la dpo@xcf.ro.

Plățile sunt procesate de Stripe Payments Europe, Limited (Irlanda), instituție emitentă de monedă electronică autorizată de Banca Centrală a Irlandei. Pentru procesarea plății și prevenirea fraudei, Stripe poate transfera date către Stripe, Inc. (SUA), certificată în Data Privacy Framework, și prelucrează unele date ca operator independent, conform politicii de confidențialitate Stripe.

Datele terților din extras

Extrasul de carte funciară este un document public emis de ANCPI oricărui solicitant (Legea nr. 7/1996) și conține date ale proprietarilor și ale altor titulari de drepturi (nume, uneori CNP). Prestatorul obține și transmite aceste date numai în executarea comenzii Clientului (art. 6(1)(b) și (f) GDPR), nu le prelucrează în alte scopuri și păstrează fișierul PDF pe server numai 30 de zile de la livrare, pentru retrimiterea la cerere; după acest termen fișierul este șters automat. Clientul devine operator independent pentru datele din extrasul primit și răspunde de folosirea lor legală.

Durata stocării

Facturile se emit și se arhivează în programul de facturare SmartBill, pe durata impusă de legislația financiar-contabilă și fiscală, conform politicii SmartBill. Datele comenzii și ale plății le păstrăm pe aceeași durată legală. Extrasul PDF (cu datele terților) 30 de zile de la livrare. Datele tehnice (loguri) 12 luni. Contul „Comenzile mele" se șterge automat după 24 de luni fără nicio intrare (te anunțăm pe e-mail cu 30 de zile înainte) sau oricând, de tine, din pagina contului; comenzile și facturile rămân păstrate cât cere legea, fără legătură cu un cont. La cerere, ștergem orice date care nu sunt obligatoriu de păstrat prin lege.

Drepturile tale

Conform GDPR ai dreptul la: acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitate, opoziție. Te poți adresa la dpo@xcf.ro sau, în caz de nemulțumire, ANSPDCP la dataprotection.ro.

Securitate

Toate comunicațiile cu site-ul sunt criptate (TLS). Baza de date nu este accesibilă din internet, iar accesul intern este limitat la persoanele care au nevoie de el. Intrarea în cont se face numai prin linkuri de unică folosință trimise pe e-mail, iar sesiunea expiră după 7 zile; nu păstrăm parole, iar linkurile și sesiunile sunt stocate doar sub formă de amprentă criptografică. Copiile de siguranță sunt criptate (AES-256). Extrasele nu se descarcă din cont, ci se retrimit doar pe e-mailul comenzii. Site-ul este protejat de Cloudflare împotriva atacurilor automate.